Tüm dünyaca yönetim bilimi dalında üstünlüğü kabul edilen Peter F. Drucker bir kitabında şöyle demektedir : «Etkili olabilmenin bir sırrı varsa o da konsantrasyondur. Etkili ve başarılı yöneticiler acil ve önemli işleri diğer işlerden ayırıp zamanında yapabilen, ertelenmesi gerekenleri ise erteleyebilen kişilerdir.»
Zamanın etkili kullanımı için herkesin tatbik edebileceği bir reçete yazıp bazı şeyleri formüllere dökmenin imkansız olduğu bir gerçektir. Bu konuda en büyük çabayı göstermesi gereken yine kişinin kendisidir. Zaman Yönetimi Nedir? konulu yazıda bu konunun ayrıntılarını vermiştik. Burada bazı konularda zaman kaybetmenizi önleyebilecek, işlerinizi daha süratli yapmanızı sağlayacak birkaç ufak öneride bulunmaya çalışacağız.
Yöneticilerin zamanı sınırlıdır. Bu sınırlı zaman içinde yapmaları gereken işin hacmi oldukça fazladır. Bu işlerden bazıları hayati önem taşır, diğerleri ise ertelenebilir niteliktedir. Yöneticilerin problemi, önemsiz ve zaman kaybettirici işlerden sıyrılıp örgütün başarısı açısından önceliği olan işlere konsantre olabilmektir. Bunun için de işyerinde harcanan zamanın çok iyi kontrol edilmesi gerekir. Yönetici astlarının zaman kullanımına gösterdiği özeni kendi zaman kullanımında da göstermek zorundadır.
Acaba Etkin Zaman yönetimini başarmanın yolu nedir?
Bu konuda yapılan bir araştırmada yöneticilere zamanlarını nasıl harcadıkları, en çok vakit alan işlerin neler olduğu sorulmuş; uzun vadeli plânlama, personel eğitimi ve haberleşme gibi konuların en çok zaman harcanan işler olduğu cevabı alınmıştır. Zaman Nasıl Yönetilir? makalemizde zaman yönetimi ile ilgili kendinize özgü ipuçları bulabilirsiniz.
Aslında yöneticilerin bu konulara harcadıkları zaman düşündüklerinden çok daha azdır. Zamanlarının çoğunu personelle yapılan günlük toplantılar, müşteriler ile yapılan konuşmalar, gereksiz yere kendilerine iletilen problemlerin çözümü için harcanan saatler doldurmaktadır.
Zamanınızı daha etkili kullanabilmek için birgün içinde yaptığınız tüm işleri bir kağıda dökün. Toplantılar, gelen giden mektuplar, yazışmalar, telefon konuşmaları, öğle yemeği, günlük gazetelerin okunması, ekonomik bültenlerin gözden geçirilmesi, müşteri temasları v.s. Daha sonra günlük olarak yaptığınız işlerin dökümünü 5 ayrı grupta toplamaya çalışın.
- Kritik İşler: Ertelenemeyecek, mutlaka zamanında bitirilmesi, sorun çıktığı anda çözümlenmesi gereken işlerdir.
- Ajanda İşleri: Belirli bir zamana kadar bitirilmesi gereken işlerdir. Birinci gruptan farklı olarak burada işin ne zaman bitirilmesi gerektiğini siz saptar ve ona göre hareket edersiniz. Örneğin bir raporun yazılması, bir müşteri ile yapılması gereken telefon konuşması gibi…
- Planlanması Gereken İşler: Bu tip işlerde bir zaman sınırlaması yoktur. İşiniz ile ilgili uzun vadeli planlar, departman içinde veya departmanlar arasında yapılacak rotasyonlar gibi.
- Günlük İşler: Hergün okunması gereken dokümanlar, yazışmalar, imzalar v.s.
- Özel İşler: Bir tanıdığın ziyareti, işle ilgisi olmayan bir telefon konuşması, çay içmek için ayırdığınız zaman v.s,
Bu gruplandırmayı yaptıktan sonra zamanınızı daha verimli kullanabilmek için :
- Kritik işleri en aza indirmeye çalışın. İyi bir organizasyon iş bölümü ve yetişmiş personel sizin karşılaşabileceğiniz kritik sorunları azaltacak, buna paralel olarak da bu işlere harcadığınız zaman azalacaktır.
- Ajanda işlerini zamanında tamamlayın, aksi takdirde bunlar birinci grup olarak tanımladığımız kritik işlere dönüşeceklerdir.
- Planlanması gereken işler için belirli bir zaman saptayın, genellikle planlama işi diğer acil işlerden dolayı ertelenir. Buna fırsat vermeyin.
- Günlük işlerinizi düzene koyun ve özel işlerinize mümkün olduğu kadar az zaman harcamaya çalışın.
Günlük olarak yaptığınız tüm işleri 5 grupta toplama işlemini bir hafta boyunca sürdürün her grup iş için bir günde harcadığınız zamanı not edin. Daha sonra kendinize şu soruları sorun :
- Kritik işler en çok hangi konularda ortaya çıkmaktadır? (müşteri ilişkileri v.s.)
- Acilen çözüm isteyen kritik durumların ortaya çıkma nedeni nedir, bunları azaltmak için ne yapabilirim? (kadro yetersizliği, varolan kadronun bilgi düzeyinin düşük olması, bölüm içindeki anlaşmazlıklar v.s.)
- Ajanda işlerim acil çözüm bekleyen kritik işlere dönüşüyor mu?
- Planlanması gereken işler için saptadığım ve ayırdığım zamanı kullanabiliyor muyum, yoksa erteliyor muyum?
- Günlük işlerimi nasıl daha aza indirgeyebilirim? (Astlardan yardım görme, bazı işleri onlara devretme gibi)
- Günün en değerli ve verimli saatlerini günlük işlere ayırıyor muyum?
- Bir saatlik mesaimin maliyeti örgüte kaç liraya mal oluyor, bunun karşılığını verebiliyor muyum?
- Telefon konuşmaları işlerimi sık sık sekteye uğratıyor mu?
- Toplantı ve günlük konuşmalara ayırdığım zaman verimli olup sonuca ulaşıyor mu?
- Ziyaretler kritik işlerimi sekteye uğratıyor mu?
Bu sorulardan çoğuna olumsuz cevap veriyorsanız veya verdiğiniz cevaplar sizi tatmin etmiyor, bazı konularda gereksiz zaman harcadığınızı ortaya koyuyorsa ilk aşamada bu konuları çözümlemeye çalışmanız gerekecektir.