İçindekiler
İletişim gerek günlük gerekse iş hayatımızda ilişkilerimizi etkileyen önemli bir kavramdır. Bu yazıda iletişim faaliyetinizi nasıl daha etkili, verimli ve başarılı yürütebilirsiniz, sorusuna cevap vermeye çalışarak, İletişim Yeteneğini Geliştirme Yolları nı anlatacağız.
Etkili İletişimi Aksatan 4 Önemli Engel
1 — İletişim Kurulan Alıcıyı Önemsememek :
Bilindiği gibi iletişim faaliyetinde başlıca iki taraf vardır. Bunlardan biri mesajı yollayan kişi (kaynak), diğeri de mesajı alan kişidir (alıcı). Alıcı iletişimin etkinliğini önemli ölçüde etkileyen taraftır. İletişim faaliyetinde kaynağın mesajı vermesi kadar alıcının bu mesajı alabilmesi de önem taşır. Alıcı mesajı doğru olarak alamazsa « iletişim faaliyeti gerçekleşti» diyemeyiz.
Bu nedenle bir mesajı verirken önem vermeniz gereken ne söyleyeceğiniz veya nasıl söyleyeceğiniz değildir. Önemli olan kiminle konuştuğunuz ve o kişiye nasıl ulaşabileceğinizdir.
Mesajı vereceğiniz kişinin beklentileri, bilgi düzeyi o kişiyi nelerin motive edebileceği, değer yargıları, reaksiyonları hakkında bilgi sahibi olmanız sizi yönlendirecek ve mesajın alınmasını kolaylaştıracaktır Mesajı verirken anlatımınızın gösterişli ve süslü olmasına değil alıcı için bir anlam ifade edip etmediğine dikkat etmeye çalışınız. Yönetimde İletişimin Önemi hiç tartışmasız bir şekilde kabul edildiğine göre ilişkiler de buna göre tesis edilmelidir.
2 — İletişimde Geribeslenimi Önemsememek :
İletişimin iki yönlü bir bilgi alıverişi olduğuna daha önce değinmiştik. İletişim faaliyetinin etkili olabilmesi için haberi veren kaynağın, alıcının mesaj hakkındaki izlenimlerini öğrenmesi ve mesajın doğru olarak algılanıp algılanmadığını kontrol etmesi gerekir. Astlarınıza bilgiyi ilettikten sonra onları dinleyerek veya gözlemleyerek mesajınızın doğru alınıp alınmadığını mutlaka kontrol etmeniz gerekir. Mesajı ilettikten sonra sorulan «Anlaşıldı mı» sorusu genellikle «evet» şeklinde cevaplanır, bu tip bir soruya «hayır» cevabı vermek çok zordur. Bu nedenle geribeslenim için astlarınıza bu tip bir soru yöneltmek yerine onlarla diyaloğa girin. «Bu yeni uygulama hakkında ne düşünüyorsunuz? «Bu konu hakkımdaki izlenimleriniz nelerdir? veya «Bu konu hakkında değişik önerileriniz var mı? şeklindeki sorular size mesajınızın doğru alınıp alınmadığı dolayısıyla başarılı iletişim konusunda daha sıhhatli bilgi verebilecektir.
Geribeslenim almada sizin tutumunuz da önemli rol oynar. Hata yapan bir astınızı suçladığınızda o da doğal olarak savunmaya geçecek ve iletişim tartışmaya dönüşecektir. Eleştiri de şüphesiz bir haberleşme şeklidir. Fakat duyarlılıkla ele alınması gereken bir konudur. Astınıza «Bu yaptığınız tamamen yanlış, yapmanız gereken budur» dediğinizde ve bunu sık sık tekrarladığında astınız size danışmadan iş yapamaz hale gelecek, devamlı size soru sorması ise sizin iş yükünüzü artıracaktır. Bu nedenle olaya daha yumuşak yaklaşıp «Yönteminiz bana en mükemmeli gibi görünmüyor, bu konuda başka bir yol izleyebilir misiniz » şeklinde müdahaleniz çok daha yapıcı olacak ve astınızın çalışma isteğini arttıracaktır.
3 — İletişimde Anlatımın Zayıf Olması
İletişim dikkat ve tecrübe gerektiren bir sanattır.
Yöneticileri iletişim faaliyetinde etkisiz duruma düşüren birkaç nedeni şöyle sıralayabiliriz :
Yöneticiler genellikle konuşmaya başlamadan önce düşündüklerini analiz etmek, küçük notlar almak, düzene koymak yerine hazırlıksız olarak konuya girerler ve verdikleri karışık mesajların anlaşılması yükünü tamamiyle alıcıya terk ederler.
Lisan doğru kullanıldığı takdirde kuvvetli bir araçtır.
İfade zayıflığı iletişimi olumsuz yönde etkiler. Anlaşılmaz sözcükler, belirsiz cümleler, gereksiz tekrarlar, genellemeler, gramer hataları konuşmanın canlılığını kaybettiren etkenlerdir.
İletişim kanalının yanlış seçilmesi diğer bir hatadır.
Yüzyüze yapılması gereken bir görüşme yerine asta bir not yollamak, telefonla daha etkili olabilecek bir haberleşmede e-mail göndermek buna örnek olarak verilebilir. Herhangi bir mesajı iletmeden önce mesajın özelliklerine göre «Hangi iletişim kanalı en uygun?« sorusunu mutlaka kendinize sorun.
4 — İletişimde Alıcının Duygu ve Düşüncelerini Dikkatle Almamak
Kişiler genellikle yeniliklere karşıdırlar. Yılların verdiği alışkanlıkla sürdürdükleri işlerini değiştirecek haberleri daha zor algılar, değişikliğe zor adapte olurlar. Yönetici astlarının bu özelliğini de dikkate almalı, bölüm değişikliği veya yapılan işin yepyeni bir yöntemle yürütülmesi gibi haberler astlara daha bir özen ve dikkatle aktarılmalıdır. Bu tip haberlerde alıcı yapılan değişikliği, işini kolaylaştıran bir yenilik olarak değil de alıştığı yöntemi yıkan, pozisyonunu sarsacak bir olgu olarak görür. Bu tip haberleri verirken kendinizi astınızın yerine koyun, onun tepkilerini ve düşüncelerini hissetmeye çalışın, yeniliği kendisiyle tartışın ve bu değişiklikten en çok fayda sağlayacak kişinin kendisi olduğu konusunda onu ikna edin.