İçindekiler
Organize etmek yönetimin önemli fonksiyonlarından biridir. Yöneticinin organize etme fonksiyonu şu şekilde tanımlanabilir. Planlanmış bir amaca ulaşmak için yapılacak faaliyet ve kullanılacak kaynakların tespiti, bu faaliyetleri yürütecek kişiler arasında iş bölümünün yapılması, kişilere gerekli yetki ve sorumlulukların verilmesidir. Faaliyetler gruplaştırılıp iş bölümü yapıldıktan sonra bunların bir araya getirilmesinde ve amaçlardan sapmaların önlenmesinde koordinasyon da organize etmenin önemli bir unsurudur. Bu tanımdan da anlaşılacağı gibi yöneticinin organize etme fonksiyonun önemli unsurları şunlardır:
Amaca ulaşmak için yapılacak işlerin gruplaştırılması:
Şirket içinde yapılan işler ve yürütülen faaliyetler fonksiyonel olarak gruplaştırılmış ve bunları yürütmekle çeşitli departman ve şube içindeki servisler görevlendirilmiştir. Örneğin, insan kaynakları, Muhasebe, Pazarlama, Dış ticaret vb. Görüldüğü gibi faaliyetlerin gruplaştırılmasında yapılan işin niteliği önemli rol oynar.
İşleri ve faaliyetleri üstlenmiş kişiler arasında iş bölümü yapılması :
Bir servisin yapacağı işler bellidir. Yönetici elindeki personel sayısı ve onların kapasitelerine göre aralarında gerektiği şekilde iş bölümü yapabilir.
Yetki ve sorumlulukların dağıtılması :
Yöneticiler istenilen amaçlara astları aracılığı ile ulaşırlar. Bu nedenle onlara işlerini yürütebilmeleri için belirli yetkilerin verilmesi gerekir.
Yetki-Sorumluluk eşitliği yönetimin vazgeçilmez bir prensibidir. Bir yöneticinin, astlarına yetki vermeden onlardan iş beklemesi haksızlıktır. Eğer bir yönetici çalışana «bu işten sen sorumlusun« derse ve aynı zamanda o memurun işine gereksiz müdahalede bulunursa, diğer bir deyişle yetkiyi kullanma hakkını kendine saklarsa sadece sorumluluğu devretmiş olur ki bu durum kabul edilemez.
Yöneticilerin yetki devretmekten kaçınmalarının nedenleri şöyle sıralanabilir :
- Ben daha iyi yaparım inancı
- Yönlendirme yeteneğinin yokluğu
- Astlara güvenilmemesi
- Tehlikeye atılmaktan kaçınma
İyi bir yönetici bu tür inançlardan sıyrılmayı bilmeli ve yetki devrinden kaçınmamalıdır.
Bir yönetici iş bölümünü yapıp gerekli yetkileri dağıttıktan sonra ilgili departmanın ahenkli çalışmasını sağlamak için kişileri ve faaliyetleri koordine etmelidir. Koordinasyon yön verici bir işbirliğidir, ahenkli çalışmayı sağlar.
Koordinasyonun üç önemli unsuru vardır.
1. Ahenkli birleştirme :
Personel, malzeme, iş yükü, banka prensip ve politikasının aralarında boşluk kalmayacak şekilde birleştirilmesidir.
2. Teşvik :
Personelin başarıya ulaşmasında istekli hale getirilmesidir ki bunun sonucunda verim önemli ölçüde artar.
3. İşbirliği :
Servisteki memurların ayrı ayrı yaptıkları işler olabilir fakat iyi bir yönetici kişiler arasında gerektiğinde işbirliği sağlar ve çalışmalar^ ortak amaçlara yöneltilmesini mümkün kılar.
İlginizi Çekebilir: Yönetim Nedir?