Zaman Nasıl Yönetilir?

Yöneticinin performansı ile zaman yönetimi birbirlerini etkileyen ve yöneticinin başarısını belirleyen faktörlerdir. Zamanınızı iyi yönetmeniz bir işgünü içinde yapılabilecek iş miktarını artırarak performansınızı yükseltirken, İşlerinizi kısa sürede tamamlayabilmeniz de size ek zaman yaratacaktır.

Bu nedenledir ki, yönetici öncelikle kendi performansını artırmanın yollarını aramalıdır. Zira bunun diğer yöntemlerden çok daha kalıcı bir çözüm olduğu ve bir süre sonra yöneticinin tüm hayatını etkileyeceği bilinen bir gerçektir.

Sonuçta zaman sorununun temelinde yatan nedenler tamamıyla dış etkilerden kaynaklanmıyor olabilir. Hatta çoğu kez yöneticinin İşle ilgili edindiği bir takım yanlış alışkanlıklar da zaman darlığına yol açabilir.

Bu alışkanlıkların değiştirilmesi biraz çaba gerektirmekle beraber, elde edilen sonuçlar çok daha tatminkar olmaktadır.

Bu tatminkar sonuçlara ulaşabilmek için Zaman Nasıl Yönetilir?

• Kendinizi ve önceliklerinizi tanıyınız
• Hedef belirleyiniz
• Kısa ve uzun vadeli planlar yapınız
• Stresle başa çıkmanın yollarını araştırınız
• Zaman kaybına son veriniz

Kendinizi ve Önceliklerinizi Tanıyınız

Zaman yönetiminde başarının sırrı, yapılması gereken işlerin önem sıralarını belirlemek ve nasıl yapılacaklarını planlamakta yatar. Oysa kişiler genellikle önceliklerinin neler olduğunu onlara ayıracak zaman bulamadıklarında anlarlar.

Bundan Kurtulmak için Kendinize zaman tanıyınız ve önceliklerinizi, aklınıza geldikçe bir kağıda yazmaya çalışınız. Daha sonra üzerinde düşünerek kendi aralarındaki önem sırasını belirleyebilirsiniz.

Kendi kendinize oluşturacağınız “Günlük Çalışma Çizelgesi” size bu konuda yardımcı olacaktır.

Çizelgeyi Doldururken;

1. Öncelikleri belirlemek için bir sistem kurunuz.

A = Acil
B = Bugün yapılacak
D = Devredilebilir
E = Ertelenebilir

2. Yapılacak işler bölümünde bugünkü işlerinizi her birine bir öncelik sırası (A, B, D veya E) vererek yazınız. Bunlar arasında çalışanlarınıza devredilebilecek nitelikte olanlar varsa yanlarına A/D, B/D veya E/D yazınız. Eğer işlerinizden birisini yaparken bir noktayı açıklığa kavuşturmak için telefon konuşması yapmanız gerekiyorsa, konuşmayı telefonla aranacaklar listesine yazmak yerine o işle ilgilenirken derhal yapınız.

3. Aranacaklar bölümünde, o gün aramayı planladığınız tüm kişileri ve ilgili konulan listeleyiniz. Yine her bir telefon konuşmasına bir öncelik veriniz.

4. Randevular bölümünde zamanı, görüşeceğiniz kişiyi ve yeri listeleyiniz. Süre bölümüne bu görüşmeye ayrılması gerektiğini düşündüğünüz maksimum süreyi yazınız. Bu süre bitmeden bir ya da iki dakika önce görüşmeyi sonuçlandırmak için harekete geçiniz. Bunu her zaman başaramayabilirsiniz. Ama önünüzde zamana ilişkin bir amaç olduğunda, görüşmelerin gereksiz yere uzamasını engellemenin daha kolay olduğunu göreceksiniz.

5. Randevuların sıralandığı gibi gerçekleştirilmesine özen gösterilmelidir. Ancak yapılacak işler ve telefonla aranacaklar listesinde B öncelikli işlere geçmeden önce tüm A öncelikli işleri, E öncelikli işlere geçmeden önce tüm B öncelikli işleri bitirmek gerekir.

6. Gün içinde takip etmeniz gereken işleri ve telefon konuşmalarını takip edilecek işler bölümüne yazınız.

Nerede kaldığınızı ve bundan sonra ne yapılması gerektiğini bilmenizi sağlayacak kadar detay yazmayı ihmal etmeyiniz. Ertesi günün Günlük Çalışma Çizelgesini hazırlarken bu bölümü dikkate alınız.

7. Her gün bir saatinizi beklenmedik işlerle ilgilenmek üzere boş bırakınız.

Hedef Belirleyiniz

İşlerinizi özelliklerinize ve değer yargılarınıza göre bu şekilde tanımladıktan sonra her biri için bir hedef belirleyiniz.

Bu işlemi yaparken hedeflerin önceliklerle çelişmemesine, gerçekçi ve ulaşılabilir olmasına dikkat ediniz. Belirlediğiniz hedeflerin, hatta öncelik sıralamanızın zaman içinde değişmesi doğaldır. Bu yüzden öncelikler listenizi sürekli el altında tutmanız, hedeflerinize ne ölçüde ulaştığınızı, hangilerinde geride kaldığınızı izlemek ve önceliklerinizi güncelleştirmek açısından faydalı olacaktır. Masanızın üzerinde tamamlanmayı bekleyen pek çok iş arasından öncelikli olanlara zaman ayırmak ancak bu şekilde mümkün olabilir. Yeter ki her şeyi bir anda yapmaya çalışmanın zaman kaybından başka bir şey olmadığına, sorunların ancak tek tek çözümlenebileceğine kendinizi inandırınız.

Organizasyon şemaları ve ayrıntılı iş tanımlarının yapıldığı kurumlarda kişisel ve kurumsal hedefleri tanımlamak çok daha kolaydır. Ancak bunların yokluğu hedeflerin de olmadığı anlamına gelmez. Sonuçta her yönetici, beraber çalıştığı insanların hangi işleri yaptığını, kimin hangi konularda kime karşı sorumlu olduğunu, yani kısaca görev ve sorumluluklarının neler olduğunu genel olarak bilmektedir.

İşle ilgili faaliyetlerinizi, kurumun hedeflerine ulaşmada faydalı olacak konular üzerinde yoğunlaştırmanız size büyük bir zaman avantajı sağlayacaktır. Unutmayınız ki;
Randıman = İşi Doğru Yapmak
Etkinlik = Doğru İşi Yapmaktır
ve bir yönetici olarak değeriniz etkinlik derecenizle ölçülmektedir. Öyleyse doğru işleri yapıp yapmadığınızı kont¬rol etmek için yürüttüğünüz faaliyetlerin neler olduğunu saptamanız gerekecektir.

Kişisel ve kurumsal hedeflerini baz alan yöneticiler çoğunlukla önlerine gelen işlere karşı seçici davranabilmekte ve zamanlarını daha iyi değerlendirerek daha başarılı sonuçlar elde etmektedirler.

Kısa ve Uzun Vadeli Planlar Yapınız

Planlama, işinizi ve işle ilgili hedeflerinizi organize etmek, kısa ve uzun dönemde zamanınızı yönetmek olarak tanımlanabilir.

Zaman Yönetimi Nedir? konusunda planlamanın öneminden bahsetmiştik.

Planlama ihtiyacı bilinmekle beraber, planlama için gerekli araç ve yöntemlerin kullanılmasındaki güçlükler yüzünden çoğu kez planlama kadar etkin olmayan çalışma yolları tercih edilebilmektedir.
İlk başlarda zaman almasına ve bir ön çalışma gerektirmesine rağmen, planlama ile elde edilen sonuçlar çok daha tatminkardır.

Yapılması gereken ilk iş daha önce belirlediğiniz hedeflerinize ulaşmada izleyeceğiniz yolu tesbit etmektir. Planın esas gayesi bir hedefe ulaşmaktır. Ancak bu plan değişikliklerle başedebilecek kadar esnek ve yaratıcı da olmalıdır. Bu nedenle saptanan hedeflerin gerçekçi ve ulaşılabilir olması ve değişmekte olan şartlar çerçevesinde gözden geçirilmesi gerekir.

Bir işin sadece ne zaman biteceğini değil ne zaman başlayacağını da programlamak ve sonuçlarını kestirmeye çalışmak daha iyi planlama sağlayacağı gibi sürüncemede kalan işleri de azaltacaktır.

Stresle Başa Çıkmanın Yollarını Araştırınız

Stresle mücadele gücünüz, baskı altında dahi tutarlı ve verimli olabilmenizi sağlayarak çalışma gücünüzü belirler. Stres, hafifletilmez ise bir yöneticinin işle başedebilme yeteneğinin yıpranmasına yol açabilecek kronik bir gerilim haline gelebilir. Motivasyonda azalma, kendine güveni kaybetme, iletişim bozukluğu, itimatsızlık, iş arkadaşlarıyla ilişkilerde azalma ve başarı hırsının azalması stresin gözlenebilen etkilerindendir.

Bir yönetici için çeşitli stres alanları bulunmakla birlikte zaman yönetimiyle ilgili olarak bu, işin fazla ya da güç olmasından kaynaklanıyor olabilir. Diğer taraftan yöneticinin organizasyondaki amir rolü ve bu rolü üstlenecek yeterli bilgiye sahip olmaması da bir stres kaynağı olabilir. Yöneticinin emrinde çalışan kişilerle olan ilişkilerinin zayıf ya da yetersiz oluşu, performans için artan baskılara, eleştirilere ve bunun sonucunda katılımın azalmasına yol açacaktır.

Yöneticiler için çalışma stilinin bir parçası olan stresle başedebilmenin en iyi yolu, stresin oluşabileceği alanları bilmek ve bunların oluşmasını önleyecek bir çalışma içerisine girmektir. Kendinizi baskı altında hissettiğinizde;

•  Sakin olunuz
•  Gerçekleri öğreniniz
•  Yeni durumlara uyum sağlayınız ve
•  Başarılı olacağınız inancıyla işe girişiniz “Kendinizi ve önceliklerinizi tanımak, hedef belirleyip, onlara ulaşmayı sağlayacak planlar yapmak ve stresle başedebilmenin yollarını aramak olarak özetleyebileceğimiz Zaman Yönetimi nin ilk aşaması, tamamen kişinin performansını artırmaya yöneliktir. Oysa zaman sorununun gerisinde yatan etmenler her zaman yöneticinin performansıyla ilgili olmayabilir.

Zaman Kaybına Son Veriniz

Günlük hayatımızın büyük bir bölümünü adadığımız faaliyetler, önemsizmiş gibi görünseler de önemli işlere ayırabileceğimiz zamanı kısıtlayarak iş başarımızı etkilerler.

Buna engel olmak da ancak neyin önemli, neyin önemsiz, neyin acil, neyin sıradan olduğuna karar vermekle mümkündür. Yukarıda bahsettiğimiz öncelikler listesi bu soruna her zaman çözüm olmayabilir. Zira aynı öncelikte pek çok işin aynı anda elinizin altında bulunması sıkça rastladığınız bir durumsa ciddi bir zaman sorunuyla karşı karşıyasınız demektir.

Bu tür bir zaman sorunu ile mücadeleye girişmeden önce vaktinizin ne kadarını hangi faaliyetlerle geçirdiğinizi belirlemeniz gerekecektir. Kendinize sorular sorarak ya da işlere ayırdığınız zamanı bir yere not alarak zamanınızı nasıl değerlendirdiğinizi kestirebilirsiniz.