Zaman Yönetimi Nedir?

Herşeyden önce eşsiz bir kaynak olan zamanın yönetilmesi fiilen imkansızdır. Çünkü zaman önceden kararlaştırılmış bir hızla akışına devam edecektir. Oysa zamanımızı ayırdığımız faaliyetler çoğunlukla kontrol edilebilir niteliktedir. Öyleyse Zaman Yönetimi Nedir? Zaman yönetimi bu faaliyetlerin öncelikleri itibariyle sıralanarak sahip olduğumuz zaman içerisine en etkin bir biçimde yerleştirilmesi ilkesine dayanır.

Zamanın kölesi olmaktan kurtularak, onu yönetmeye başlamak için öncelikle kişinin hedeflerinin, yürüttüğü faaliyetlerin ve önem verdiği değerlerin neler olduğunu tanımlaması ve bunların ne ölçüde birbirleriyle uyumlu olduğunu değerlendirmesi gerekecektir.

Bundan sonraki aşamada ise, hedeflere ulaşmada pek bir katkısı olmayan ve öncelikler sıralamasında sürekli sonlarda yer alan zaman öldürücü faaliyetlerin ortadan kaldırılması ya da çeşitli yöntemlerle asgariye indirilmesi gerekecektir.

Yöneticilikte Zaman Yönetiminin Önemi

Araştırmalar, kişinin yönetim merdiveninde yükseldikçe saat ve gün olarak daha fazla çalıştığını ortaya koymaktadır. Bunun nedeni hem yaptıkları işin daha fazla sorumluluk ve zaman gerektirmesi, hem de devredecekleri yetkiler ile yönetimleri altında çalışan kişi sayısının fazla oluşudur.

Bir yöneticinin her şeyden önce değerli bir kaynak olan zamanı kontrol altına alarak hedeflere ulaşmada etkin çözüm yolları getirmesi gerekmektedir.

Tabii ki bir memur, bir yöneticiden daha fazla çalışıyor gibi görülebilir. Ama yöneticinin muhakeme gücünü çok boyutlu tutmak ve ilgisini kaybetmemek için zamana ihtiyacı vardır. Sürekli güncel sorunlar peşinde koşan, sadece teknik bir işin yapılmasına konsantre olan bir yöneticinin tüm organizasyonu ilgilendiren konularda sağlıklı kararlar alması, planlama, hedef belirleme, değerlendirme gibi konularda başarılı olması giderek zorlaşır. Bu nedenledir ki, yöneticiler çoğunlukla bu konulara mesai saatleri dışında zaman ayırma, mesai saatleri içinde ise güncel sorunlarla ilgilenme eğilimi içindedir. Yöneticinin sahip olduğu zamanın, bilincinin ya da hayal gücünün ürettiği bütün işleri yapması için hiçbir zaman yeterli olamayacağı göz önünde bulundurularak, zaman sorununun kesinlikle çalışma saatlerinin uzatılmasıyla çözülemeyeceği, çözümün hedef belirleme, öncelikler saptama ve organize çalışmada yattığı unutulmamalıdır. Zira, dinlenmeksizin yoğun bir şekilde çalışan bir yöneticinin iş hayatının yaratıcılık gerektiren yönlerinde verimli olması beklenemez. Sağlıklı bir bedenin işlerini yürütürken ihtiyaç duyacağı enerjiyi fazlasıyla sağlayacağı unutulmamalıdır.

Araştırmalar, yöneticilerin sahip oldukları zamanın % 20’sini idari faaliyetlere ayırdıklarını ortaya koymaktadır. Oysa kişisel ve kurumsal hedeflere ulaşmada büyük bir rol oynayan bu faaliyetlerin sürekli ihmal edilmesi mesleki intihardan başka bir şey değildir. İşte zaman yönetimi de yöneticinin sahip olduğu zamanı yöneticilik vasıflarının gerektirdiği işler arasında dengeleyerek kısa sürede çok daha iyi sonuçlara ulaşmasını hedeflemektedir.

Yöneticinin en başta gelen görevi etkili olmaktır. Bir yöneticinin etkili olabilmesi için zaman yönetimi konusunda başarılı olması gerekmektedir. Yönetimde Etkililik ve Verimlilik konusunu daha önce incelemiştik.

Kaldı ki, yönetici sadece kendi zamanını değil, emrinde çalışan İnsanların da zamanını kontrol ederek daha verimli çalışmanın yollarını arayan kişi olmalıdır. Yöneticinin iyi ya da kötü çalışma alışkanlıklarının bir süre sonra çalışanlarına da yansıyacağı unutulmamalıdır.